Présent.es et excusé.es :

Présent.e.s :

• Anne-Lise

• Carole

• Christophe

• Victor

• Thibault

• Joseph (Président de séance)

• Clémence (Secrétaire de séance)

• Alexia

• Camille

• Corentin

• Martin Werlen (SCOP Résiliences, qui nous accompagne dans la transfo)

• Justine

• Anne-Lise

Excusé.e.s :

• Naïra

• Yasmine

Détail du relevé de décisions :

Plan de charge du cabinet et le traitement des demandes entrantes :

Du fait du contexte actuel d’activité (plans de charge remplis, activité soutenue avec pas mal de demandes entrantes d’enquêtes), effectuer les positionnements pour donner suite aux offres acceptées est actuellement une tâche ardue. Par ailleurs, plusieurs remontées d’informations témoignent d’impacts sur l’animation des entretiens PMEC (animés plus fréquemment en solo qu’auparavant, alors que notre méthodologie prévoit une animation à deux dans les conditions normales) ou la répartition des jours d’audition et d’écriture du rapport (ex. Un.e consultant.e réalise la quasi-totalité des auditions, l’autre la chefferie de projet dont l’écriture du rapport).

L’objectif de ce point serait d’échanger sur les constats et effets de ces adaptations méthodologiques initialement transitoires et circonscrites à la réponse à des enjeux de disponibilité ou de continuité de service, ainsi que sur les leviers permettant de trouver un fonctionnement soutenable et opérant.

⟶   Se sont-elles inscrites dans un fonctionnement plus récurrent ? Comment concilier les différents enjeux : sécuriser l’activité et les plans de charge sur le long terme, disposer à court terme de disponibilités pour être réactifs sur les demandes entrantes, intervenir dans de bonnes conditions pour soi et pour la qualité de l’intervention ?

Joseph et le support pensent qu’on est suffisamment staffés et qu’il n’y a pas besoin de recruter, sous réserve qu’il y ai toujours un peu de monde disponible surtout sur les périodes de congés (hormis 2 semaines juillet-août et Noël) : ça nous met dans le jus à chaque fois car les clients lancent toujours leur demande avant de partir en congés. Pour avoir un plan de charge plus lissé, il faudrait penser un mécanisme collectif permettant d’assurer la présence et la continuité en périodes de vacances scolaires. Il y a un vrai sujet de planification collective des présences et absences lors de ces vacances scolaires lors desquelles la problématique est majeure.

Il est proposé de mener une concertation au niveau du collège consultant.e.s sur la planification des congés d’été (l’objectif serait de se répartir collectivement la présence dans le temps pour assurer une présence minimale), avec un test pour les vacances scolaires d’avril et les fériés de mai. Ainsi que de renoncer à quelques demandes entrantes pour ces périodes, tout en observant nos indicateurs de rentabilité (i.e., Est-ce que c’est safe de renoncer à ces marchés par rapport à la santé économique du cabinet ?). Joseph précise que fort heureusement depuis un certain temps nos indicateurs sont bons.

⟶  L’enjeu de ventilation des disponibilités est intrinsèquement connecté aux conditions de travail des consultant.e.s (ex. entretiens PMEC à deux, rédaction d’un rapport sans avoir réalisé d’entretiens, etc.) et à la qualité du travail.

 

COPIL transfo :

En février, le COPIL Transfo a eu un temps de travail accompagné par Martin Werlen de Résiliences qui a abouti au constat que la question du statut futur des consultant.e.s suite à la transformation était un déterminant majeur de notre modèle à venir (i.e., les consultant.e.s souhaitent-iels être salarié.e.s ? Rester indépendant.e.s ? Si salariat, quelle forme ? Cela peut être un contrat de chantier par exemple, etc.). Il a donc été acté d’organiser une grande consultation auprès des collègues consultant.e.s pour déterminer cela. Après un temps de travail entre 4 volontaires du COPIL transfo, il semblait difficile d’organiser une consultation auprès des collègues consultant.e.s sur le sujet du salariat qui soit en silo, c’est-à-dire une consultation qui ne porte uniquement que sur ce sujet. En effet, tous les sujets sont éminemment connectés et rejeter un scenario de salariat peut amener à fermer des portes qu’on n’aurait pas forcément fermées si on avait procédé à une réflexion inclusive et complexe incluant tous les facteurs qui doivent être pris en compte de façon systémique et non pas silotée :

1.      Statut des consultants

2.      Actionnariat et statuts

3.      Continuité de service et fonctionnement

4.      Management et gouvernance

(voir support « Feuille de route transfo » en pièce jointe).

Par ailleurs, le COPIL transfo craint qu’un écart progressif de connaissance, de maîtrise et de projection se creuse entre les Référents transfo, le COPIL transfo, et tous les membres du collectif qui ne font pas partie de ces groupes de travail. Nous voudrions donc mettre en œuvre des plénières pour que tous les collègues soient au même niveau de réflexion et n’aient pas à se prononcer à chaud sur des consultations les prenant de court alors que les enjeux de la transfo questionnent aussi la vie privée de chacun.e. Suite à ces plénières, chacun aurait le temps de réfléchir à titre individuel en vue de focus group animés lors du séminaire de mai qui auront pour but, non pas de poser des choix définitifs, mais de :

1. Expliquer les enjeux liés à chaque thématique

2. Partager un niveau de projection fin et concret sur le futur d’AD CONSEIL en fonction des différentes possibilités liées à chaque thématique

3. Recueillir les questionnements, freins, besoins, attentes du collectif sur chaque thématique

4. A partir de ce matériau : élaborer en COPIL TRANSFO un nombre limité de scénarii qui seront soumis au vote

En revanche se pose la question de comment inclure les personnes qui ne seront pas présentes au séminaire (2 personnes concernées) ? Naïra (dont l’avis a été recueilli par Alexia en amont de ce CS) propose de faire passer un PPT avant le séminaire pour transmettre les infos et de nous doter d’un doc partagé permettant de contribuer de façon asynchrone.

Martin, qui apprend cette proposition de format de consultation et de travail qui ne suit pas tout à fait ses précédentes recommandations, la trouve in fine géniale.

Les membres présents aujourd’hui se répartissent la préparation et l’animation des focus group de mai comme suit (ils participeront quand même à chaque focus group) :

• Statut des consultant.e.s : Alexia et Anne-Lise

• Actionnariat et statuts : Corentin + appel à un.e volontaire pour former le binôme

• Continuité de service et fonctionnement : Clémence et Carole

• Management et gouvernance : Justine et Victor

Les plénières seront animées par Joseph en binôme avec Justine et Alexia (deux plénières envisagées).

Joseph rappelle qu’un dossier transformation est disponible dans le Cloud avec toute la documentation créée jusqu’à présent !

Congé maternité de Naïra

Naïra sera absente d’avril à septembre. 50% de son temps de travail n’est pas souhaitable / possible à diffuser sur le reste du support (cela concerne les tâches d’administratif, coordination du pôle, suivi de la qualité). Un CDD à mi-temps a donc été proposé à Alexia qui a accepté. Une semaine de tuilage avant le départ et à son retour est prévu entre Naïra et Alexia.

Le CDD d’Alexia démarre le 20 avril et se termine le 25 septembre.

Alexia ne reprend pas le volet conseil des missions de Naïra (telles que Sphinx par exemple), afin qu’il n’y ait pas de conflit de statut avec son indépendance.

Candidatures de consultant.e.s

Geoffrey démarre le 1er avril et Léna d’ici quelques jours. Ils débutent leur parcours d’intégration incessamment sous peu. Ils sont tous les deux invité.e.s au séminaire de mai, mais à vérifier si l’information leur est bien parvenue. En tout cas, ils sont pleinement intégré.e.s à notre dynamique.

Geoffrey et Léna ont déjà des observations de prévues dans ce parcours d’intégration.

Le binôme qui animera les plénières de présentation de la feuille de route transfo (Joseph + Alexia / Justine) proposera un point à Geoffrey et Léna lors de leur intégration pour qu’ils partagent bien le même niveau de connaissance de ce projet et de ses enjeux que tout le monde.

Il y a aussi la candidature de Corentin pour intégrer le collectif : il a échangé avec Carole et Christophe. Ces derniers ont un avis favorable et ont souligné plusieurs éléments :

• L’opportunité de développer une offre complémentaire à ce que nous avons déjà,

• L’habitude déjà du travail en indépendance sur des missions / projets (car Corentin était auparavant consultant).

L’intention initiale de Corentin n’est pas de travailler sur le cœur de métier d’AD CONSEIL, même si cela reste une éventualité car ses compétences sont tout à fait complémentaires avec nos interventions : analyse organisationnelle, dialogue social, pratiques de gouvernance, etc. Un chantier de valorisation de l’offre qu’il pourra proposer est à envisager entre Corentin et le support.

La candidature de Corentin est validée par le comité stratégique sans réserve.

Utilisation de Deck pour l’ODJ du CS et des outils du cloud pour les CR et la communication entre les élu.es

Joseph propose d’adopter Deck (dans NextCloud) pour que l’équipe CS puisse uploader les ordres du jour et les CR et que tous les collègues du collectifs puissent lire.

Point réalisé par Anne-Lise et Carole avec Félix suite à son départ

Carole ne trouve pas qu’il soit pertinent de revenir sur les points de désaccord entre Félix et le support car chacun s’en est expliqué et le désaccord est maintenu. Ce qui a surtout marqué Carole et Anne-Lise, c’est que Félix a partagé le sentiment d’être positionné comme un « bouche-trou » sur des interventions que personne ne veut (formations OPCO Santé, binômage avec un.e chef.fe de projet qui se passe mal).

Carole et Anne-Lise ont aussi remarqué une forme d’incompatibilité entre la vision que Félix a de l’indépendance des consultant.e.s et le fait d’être consultant.e à AD CONSEIL, car Félix parlait de salariat déguisé en rapport au fait d’être intégré dans un collectif qui propose pas mal de temps non rémunéré et un investissement notable (ex. montées en compétences lors de causeries, séminaires ; partages d’expérience, amélioration continue des méthodes, innovation, REX, etc.).

Félix se disait être disponible et ne comprenait pas que le support soit tout le temps en quête de personnes à positionner tandis que lui cherchait à intervenir. Carole et Anne-Lise perçoivent peut-être un besoin de plus de formalisme ? Faire des points, consigner et partager entre le support et le consultant concerné les éléments clés de la collaboration (ex. zone géographique d’intervention). Félix a néanmoins souligné n’avoir pas réussi à parler de ses difficultés liées aux interventions au support avant de se situer à un stade de rupture.

Carole voit d’un bon œil le fait qu’il existe désormais une checklist bornant un parcours d’intégration. On peut aussi noter la reprise du processus de revue annuelle. A souligner également que le processus de recrutement et d’intégration des nouveaux consultants est en cours de structuration depuis les derniers recrutements et s’est solidifié.

Joseph tient à rappeler que le support a été très présent quand les interventions de Félix se sont accidentées, que ce soit au niveau des clients comme des relations avec les collègues, et que du fait de ces problématiques, le support a été très compréhensif sur des problématiques de qualité d’intervention. Le ressenti d’injustice est donc partagé par l’ensemble des parties.

Néanmoins, si l’on tente de dépasser ces frustrations, il est important de voir comment en sortir de façon constructive. Malgré son caractère regrettable, cette situation permet de tirer des enseignements utiles pour l’intégration et l‘accompagnement de nos futurs collègues qui nous rejoignent et de tout le collectif actuellement présent.

 

Points reportés au prochain comité : R.A.S

Date et heure du prochain CS : 07 avril 2026 à 17h30