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FAQ Enquêtes HM/HS
La FAQ est nourrie par le groupe de supervision à parir de nos retours d’expériences et des questions qui lui sont soumises. Cette FAQ reflète les partis-pris méthodologiques du cabinet qui doivent être appliqués dans toutes nos interventions. Si des cas exeptionnels nécessitent d’y déroger, il est nécessaire de saisir le groupe de supervision pour avis. Il est en revanche possible de proposer des évolutions ou de demander des précisions qui alimenteront la FAQ.
Que faire si certaines parties à auditionner sont en arrêt maladie ?
Possibilité de s’entretenir en présentiel, en visio ou dans un lieu tiers et de respecter les horaires de sortie autorisées si c’est en présentiel. L’important est de faire en fonction de l’état de la personne et de vérifier que l’arrêt ne comporte pas de contre-indication. Si malgré les aménagements proposés il n’est pas possible de réaliser l’entretien on poursuit la démarche.
Que faire si certaines parties à auditionner ne souhaitent pas être entendues ?
On prend acte de leur refus.
- Soit la personne a refusé par mail
- Soit elle n’est pas venue à l’entretien, donc nous relançons la demande par mail, ce qui permet une traçabilité.
Eviter de contacter la personne par téléphone, car il n’y a pas de traçabilité du refus dans ce cas.
Que faire si une personne ne veut pas signer le compte-rendu d’entretien ? Si la personne quitte l’entretien ?
Si une personne ne veut pas signer le compte-rendu d’entretien :
- Acter le refus de signer : Documenter le refus de signature
- Signalement : Noter ce refus dans le récapitulatif du déploiement de la démarche.
- Utilisation du contenu : Utiliser le contenu de l’entretien pour l’écriture du rapport, autant pour la qualification des faits que pour l’analyse psychosociale.
Si la personne quitte l’entretien :
- Acter le départ : Documenter l’incident de départ et le mentionner dans le récapitulatif du déploiement de la démarche.
- Utilisation du contenu : Appliquer la même approche que pour un refus de signature, en utilisant le contenu disponible jusqu’au départ.
Si la personne ne veut finalement plus que son témoignage apparaisse :
- Acter le retrait du témoignage : Documenter le souhait de retrait du témoignage.
- Signalement : Mentionner ce retrait dans le récapitulatif du déploiement de la démarche.
- Exclusion du contenu : Exclure totalement le contenu de l’entretien de l’analyse finale.
Que faire si une personne auditionnée refuse que son témoignage soit utilisé dans le cadre de l'enquête ?
Acter le refus : Prendre note officiellement du refus de la personne et s’assurer que ce refus est bien documenté.
Ne pas réaliser d’audition : Si la personne refuse dès le départ que son témoignage soit utilisé, il ne faut pas procéder à l’audition. Ne pas exploiter l’écrit : Si le refus intervient après une audition ou après avoir reçu un témoignage écrit, il faut s’abstenir d’utiliser ou de référencer ce témoignage dans l’enquête.
Effectuer un signalement au COPIL ou à l’employeur : Si les faits évoqués dans le témoignage refusé constituent une mise en péril, il est impératif de signaler immédiatement ces faits au Comité de Pilotage (COPIL) ou à l’employeur. La sécurité et le bien-être des employés doivent toujours être prioritaires.
Peut-on recueillir des témoignages anonymes ?
Pour la qualification des faits : Non, dans le cadre d’une enquête les informations récoltés sont utilisée pour confronter des faits, un témoignage anonyme ne serait pas utilisable.
Pour l’analyse psychosociale : Cependant, les témoignages anonymes peuvent être utilisés pour une analyse psychosociale. Dans ce cas il faut voir avec le COPIL, car ce n’est pas la coeur de l’enquête.
Est-ce que les personnes auditionnées peuvent se faire accompagner, par qui et dans quelle mesure on peut refuser ?
Oui, elles peuvent se faire accompagner, mais pas par des personnes extérieures à l’entreprise (type avocat) et pas par la même personne qu’une autre (risque de double enquête). Signature d’un engagement d’observateur Information dans le CR que telle personne a accompagné la personne auditionnée.
Rôle personne accompagnatrice : Observateur‧trice, c’est un accompagnement. Ne doit pas intervenir, ne pose pas de questions, ne pas être partie prenante de l’enquête, si on est représentant du personelle on ne vient pas en cette qualité là, peut accompagner qu’une seule personne, doit s’engager à la confidentialité.
Si non respect de ses critère, l’enquêteur‧trice peut exclure la personne.
Peut-on enregistrer les entretiens ? Ou est-ce que la personne auditionnée peut le faire ?
Enregistrement : Légalement, il est possible d’enregistrer les entretiens, mais cela doit être fait avec le consentement explicite de toutes les parties impliquées. Risques associés : Cependant, l’enregistrement des entretiens comporte des risques. Cela peut inclure des préoccupations concernant la confidentialité, la sécurité des données, et la possibilité d’une mauvaise interprétation ou utilisation des enregistrements. Recommandation : En raison de ces risques, il est fortement conseillé de refuser l’enregistrement des entretiens, que ce soit par l’enquêteur ou par la personne auditionnée.
Doit-on inclure une partie juridique dans le compte-rendu d’audition ?
Non, notre démarche ne doit pas être perçue comme menaçante ou assimilée à une procédure judiciaire, cela peut rajouter un stress.
Le but est de rassurer les personnes reçues en entretien.
Afin de rassurer les personnes auditionnées et les inviter à faire preuve de sincérité, nous leur donnons un « document d’information » qui reprend les engagements de toutes les parties et répond aux questions les plus courantes.
Une personne auditionnée peut-elle modifier son CR avant de le signer ?
A la fin de l’entretien, on ne revient pas sur le CR en tant que tel, mais nous pouvons rajouter une section observations permettant à la personne d’ajuster ou de préciser ses propos si nécessaire.
Que faire quand un·e élu·e du CSE ou une personne de la direction est visé·e par une enquête ?
S’assurer que la personne mise en cause ne soit pas dans le COPIL et qu’elle ne soit pas dans le processus de décision.
Combien d’entretiens par jour ?
Témoins / personnes ressources : 5 entretiens max. par jour.
Personnes mises en cause : 1 entretien par demi-journée.
Peut-on traiter un signalement anonyme ?
Cela va dépendre de la précision du signalement (identification des faits, des interlocuteurs, du contexte…), car dans un cas de signalement anonyme on ne peut pas réaliser un entretien de préqualification.
Y a-t-il un nombre minimal de témoignages pour considérer qu'un fait est caractérisé ?
Non, il faut plutôt prendre en compte la qualité du témoignage et le caractère circonstancié et vérifiable des faits. Il est en effet difficile d’évaluer la sincérité.
Un seul témoignage peut suffire (la jurisprudance est en accord) s’il est suffisamment étayé par des éléments documentaires. Un nombre important de témoignages concordants peuvent également conférer du poids à une version des faits.
Peut-on qualifier le harcèlement en tant que consultant·e ?
Oui (utiliser des éléments d’expression communs comme : “nous considérons que les faits sont caractérisés”)
Doit-on toujours faire un arbre des cause psychosocial ?
Oui, celui-ci est important pour comprendre comment on est arrivé à la situation. L’analyse psychosociale est différente de la qualification, elle va permettre d’adapter les suites préventives au contexte de l’organisation.
Doit-on annexer les CR d'entretien au rapport ?
Les CR ne sont pas annexés, mais les faits peuvent être nominatifs ou non dans le rapport (à aviser en fonction du contexte). Cela garantit toujours la confidentialité, mais offre une possibilité d’anonymiser les témoins en fonction du contexte organisationnel.
Doit-on annexer la frise chronologique au rapport ?
Oui, par principe de transparence avec le COPIL. Si nécessaire, on peut anonymiser les témoins dans la frise (ex: Témoin A, Témoins B,…)
Doit-on annexer l'enquête documentaire ?
Non, la liste des documents exploités suffit
Doit-on autoriser l'employeur à extraire des éléments du rapport ?
La norme est non, mais nous conservons un esprit critique et nous nous laissons une marge d’action face à un argumentaire que nous acquiesçons.
Doit-on autoriser l'employeur à extraire des éléments du rapport ?
La norme est non, mais nous conservons un esprit critique et nous nous laissons une marge d’action face à un argumentaire que nous acquiesçons.
Doit-on utiliser des outils de transcription ou des IA ?
En cours de test.
Quel est le délai raisonnable et équitable pour transmettre des éléments de preuve au cabinet ?
5 jours ouvrés après son entretien, préciser la date butoire dans le CR.
Est-ce notre rôle de préconiser une sanction ?
C’est notre rôle de préconiser une sanction disciplinaire à caractère proportionné et contextualisé, mais c’est à l’employeur de l’appliquer au regard du règlement intérieur.
Si l'enquête ne qualifie pas le harcèlement, peut-on préconiser des suites disciplinaires ?
Préconisation de sanctions : Oui, même si le harcèlement n’est pas qualifié (parce que le recueil ne permet pas de le caractériser avec certitude ou parce qu’il caractérise son inexistence), il arrive souvent que nous qualifions quand même des manquements ou des violences.
L’absence de harcèlement n’annule pas l’existence de faits fautifs et ainsi toute potentialité de sanction. Management brutal : Par ailleurs, des faits caractérisant un « management brutal » sans que cela ne relève de harcèlement peuvent tout à fait donner lieu à un licenciement pour faute grave.
Recommandations indépendantes des conclusions : Nous devons formuler des recommandations quelles que soient les conclusions de l’enquête.
Devons-nous exploiter des comptes-rendus d'audition non signés et les intégrer au rapport d'enquête ?
Cette situation renvoie à différents cas particuliers qu’il convient d’analyser au cas par cas avec un référentiel d’aide à la décision, car il semble que la même réponse (toujours oui ; toujours non) ne sera pas toujours adaptée en fonction des différents cas de figure.
Utilisation de ce référentiel d’aide à la décision :
- Indifféremment selon le profil concerné : qu’importe que le CR non signé soit celui d’un mis en cause, un témoin, etc.
- Prendre en note la réponse aux critères de décision afin de tracer et motiver la réflexion dans notre livrable.
Critères d’aide à la décision :
- Ce témoignage a-t-il été recueilli de manière loyale ? (VS. les procédés mis en œuvre pour recueillir ce signalement sont déloyaux)
- La non-exploitation de ce témoignage empêche-t-elle la manifestation de la vérité ? (VS. ne pas exploiter ce CR ne change pas la qualification)
- L’exploitation de ce CR non signé constitue-t-elle un moyen proportionné au regard de la finalité de l’enquête ? (VS. l’exploitation entraîne une atteinte disproportionnée à la personne qui a témoigné)
Devons-nous transmettre la liste des questions prévues pour l'audition à une personne mise en cause qui refuse, sans cela, de participer à l'entretien ?
Non. Dans la mesure où nous ne transmettons pas nos questions aux autres parties avant les auditions, que cela pourrait donc créer une asymétrie et que nous souhaitons conserver de la latitude sur la manière dont nous menons l’entretien, nous ne sommes soumis à aucune obligation de transmettre une liste de questions.
Est-ce qu’il y a une durée maximale pour réaliser une enquête ?
Pas de délai légal, mais d’un point de vue moral, il faut faire au plus vite. Il y a une obligation pour l’employeur de préserver la santé des personnes qu’il emploie.
Quel est le délai pour faire une enquête après un signalement ?
Pas de délai légal, mais faire vite, car il y a un délai de 2 mois pour émettre une sanction (après les conclusions de l’enquête).
L’employeur doit lancer l’enquête au plus vite.
Quel est le délai maximal pour sanctionner des faits fautifs ? Est-il différent dans les secteurs public et privé ?
En droit privé :
Selon l’article l’article L1332-4 du Code du travail (Aucun fait fautif ne peut donner lieu à lui seul à l’engagement de poursuites disciplinaires au-delà d’un délai de deux mois à compter du jour où l’employeur en a eu connaissance, à moins que ce fait ait donné lieu dans le même délai à l’exercice de poursuites pénales.),
L’employeur a un délai de 2 mois pour engager des poursuites disciplinaires.
Ce délai débute à la date à laquelle l’employeur a eu connaissance des faits reprochés.
En droit public :
L’article L. 532-2 du CGFP dispose qu’aucune procédure disciplinaire ne peut être engagée au-delà d’un délai de trois ans à compter du jour où l’administration a eu une connaissance effective de la réalité, de la nature et de l’ampleur des faits passibles de sanction. Ce délai est interrompu en cas de poursuites pénales exercées à l’encontre du fonctionnaire jusqu’à la décision définitive de classement sans suite, de non-lieu, d’acquittement, de relaxe ou de condamnation.
Si l'employeur ne suis pas nos recommandations, quelles sont les possibilités d'action des employés / du CSE / ... ?
Saisir la justice : C’est la responsabilité de l’entreprise d’exercer son pouvoir de direction comme elle l’entend. Elle n’est pas tenue d’appliquer les recommandations émises.
Dans la Fonction Publique : tout fonctionnaire doit informer directement le procureur de la République lorsqu’il a connaissance d’un crime ou délit en lui tranmettant toutes les informations dont il a connaissance (art. 40 du code de Procédure Pénale).
Traitons-nous des signalements anonymes, et comment respectons-nous les dispositions de la loi Sapin 2
Il convient ici de distinguer plusieurs choses : signalement / témoignage ; anonymat / confidentialité ; et cela vis-à-vis de qui (AD CONSEIL, le COPIL, les parties extérieures à la démarche mais concernées par elle, etc.) ?
Tout d’abord, l’article 9 de loi Sapin 2 (loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique) dispose que : « I. – Les procédures mises en œuvre pour recueillir et traiter les signalements, dans les conditions mentionnées à l’article 8, garantissent une stricte confidentialité de l’identité des auteurs du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers mentionné dans le signalement et des informations recueillies par l’ensemble des destinataires du signalement.
Les éléments de nature à identifier le lanceur d’alerte ne peuvent être divulgués qu’avec le consentement de celui-ci. Ils peuvent toutefois être communiqués à l’autorité judiciaire, dans le cas où les personnes chargées du recueil ou du traitement des signalements sont tenues de dénoncer les faits à celle-ci. Le lanceur d’alerte en est alors informé, à moins que cette information ne risque de compromettre la procédure judiciaire. Des explications écrites sont jointes à cette information.
Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’une fois établi le caractère fondé de l’alerte. »
La loi Sapin 2 parle donc bien de confidentialité et non pas d’anonymat. Néanmoins pour répondre à la question initialement posée :
Oui, nous pouvoir recueillir et traiter un signalement anonyme à condition que les faits soient suffisamment précis : c’est cela qui lance l’investigation, au titre de l’obligation de sécurité qui incombe à l’employeur.
- Ainsi, si l’employeur n’a pas connaissance de l’identité du signalant mais que les faits signalés sont suffisamment précis pour rechercher la réalité de leur survenue, nous pouvons procéder à l’investigation.
- Si l’employeur ou une autre partie (ex. représentant du personnel) a connaissance de l’identité du signalant, cette identité n’a pas à être divulguée dans la suite de l’enquête puisque celle-ci porte sur les faits signalés. Par exemple, dans les courriers d’invitation et dans les auditions, on ne mentionne pas qui a fait le signalement, mais les faits qui sont signalés et qui ont porté atteinte à des personnes en qualité de victimes présumées. Cette distinction entre signalant (=lanceur d’alerte) et victime présumée des faits est importante.
Les témoins reçus quant à eux, n’ont pas à être connus du COPIL, du signalant ou de la personne visée par le signalement.
Enfin, il est nécessaire de rappeler le cadre de confidentialité partagée qui lie les membres du COPIL et AD CONSEIL au travers de la signature de la charte d’engagement. Les informations ainsi partagées au sein du COPIL s’inscrivent bien dans la confidentialité.
Nous proposons, en référence au cadre de protection offert par la loi Sapin 2, de proposer aux clients le cadre le plus protecteur comme étant celui que nous conseillons :
- Anonymisation des témoins dans la frise chronologique et le rapport en indiquant Témoin 1, témoin 2, etc.
- Non-annexion des comptes-rendus d’audition au rapport
- Discrétion quant à l’identité de l’ensemble des personnes impliquées peu importe leur qualité et rappel systématique en entretien.
Ce cadre gagne à être débattu avec le COPIL au démarrage et à être étudié au cas par cas en faisant appel à la notion de consentement précisée dans la loi Sapin 2 comme clé d’aide à la décision.
Quelle est la valeur d'un rapport d'enquête produit par AD CONSEIL en cas de contentieux judiciaire ?
Il est traité comme une pièce judiciaire au même titre qu’une autre pièce. C’est donc le niveau de preuve qu’il contient et la qualité de l’analyse qui lui confèrent une plus ou moins grande valeur. Mais cette valeur peut, comme toute autre pièce, être contestée par l’une ou l’autre partie.
Le référent CSE doit-il être intégré au COPIL d'enquête lorsque c'est un représentant CSE qui émet l'alerte ?
Pas tout à fait. Les articles L2312-59 et L4132-2 du Code du travail disposent que :
- Art. L2312-59 : « Si un membre de la délégation du personnel au CSE constate […] qu’il existe une atteinte aux droits, à la santé ou aux libertés des personnes dans l’entreprise, […] il en saisit immédiatement l’employeur. L’employeur procède sans délai à une enquête avec le membre de la délégation du personnel du comité et prend les dispositions nécessaires pour remédier à cette situation. »
- Art. L4132-2 : « Lorsque le représentant du personnel au comité social et économique alerte l’employeur en application de l’article L. 4131-2, il consigne son avis par écrit dans des conditions déterminées par voie réglementaire. »
Ainsi, il y a bien obligation d’inclure le membre CSE à l’origine de l’alerte dans le COPIL animé par le cabinet extérieur. Si l’entreprise mène l’enquête par elle-même en interne, l’employeur mène l’enquête en binôme avec le membre CSE à l’origine de l’alerte.
Ce n’est pas obligatoirement le référent harcèlement du CSE mais le membre CSE à l’origine de l’alerte. Si plusieurs membres du CSE alertent, l’employeur a le choix. Il est par ailleurs pertinent de ne pas enquêter avec le référent harcèlement CSE afin que ce dernier puisse investir pleinement sa fonction de soutien, plutôt qu’une casquette d’investigation.
Soumettre une nouvelle question au groupe de supervision
Le groupe de supervision sera automatiquement informé de ton identité et pourra t’apporter une réponse directe.
mAIgret, L’ASSISTANT IA SUR LES ENQUETES INTERNES
mAIgret est une IA conversationnelle fermée conçue par AD CONSEIL pour répondre à toutes les questions relatives aux enquêtes internes. mAIgret répond au langage naturel.
- Pour des réponses précises, ajouter à vos prompts une mention du type « cite les articles de loi et jurisprudences étayant ta réponse »
- Il est également possible de demander à mAIgret d’approfondir une source (exemple de prompt : « Que dit précisément la jurisprudence Cass. Soc., 8 octobre 2014, n°13-18.427 ? »)